Was gehört alles zur Fahrschulverwaltung?

Im engeren Sinn alles, was den Betrieb am Laufen hält: Termine, Fahrzeuge, Lehrkräfte mit ihren Arbeitszeiten und Urlauben, Zugriffsrechte und der Theorieunterricht. Im weiteren Sinn zählen auch Buchhaltung, Lohn und Steuer dazu — die deckt FahrenPlus bewusst nicht ab.

Kann ich mehrere Fahrlehrer verwalten?

Ja, ohne feste Obergrenze. Jede Lehrkraft bekommt einen eigenen Zugang und pflegt ihre Arbeitszeiten und Urlaube selbst. Der Tarif richtet sich nach der Größe: Solo deckt eine Lehrkraft ab (99 € im Monat), Team bis zu fünf (149 € im Monat) — für größere Organisationen und Fahrschulketten gibt es Enterprise-Konditionen auf Anfrage.

Wie verhindert FahrenPlus, dass ein Fahrzeug doppelt belegt wird?

Das Fahrzeug wird dem Termin zugeordnet und wie eine eigene Ressource behandelt. Beim Speichern prüft der Server, ob das Auto in diesem Zeitraum schon vergeben ist — auch für Werkstatttermine, die du blocken kannst. Kollidiert etwas, wird der Termin nicht gespeichert.

Sehen Fahrlehrer die Termine der Kollegen?

Nein. Eine Lehrkraft sieht ihre eigenen Fahrstunden, nicht die der Kolleginnen und Kollegen. Den Gesamtkalender der Fahrschule sieht nur die Inhaberin oder der Inhaber, dort lässt sich nach Lehrkraft und Fahrzeug filtern. Theoriestunden sind davon ausgenommen, die betreffen alle.

Kann ich Urlaub und freie Tage hinterlegen?

Ja. Jede Lehrkraft hinterlegt ihre wöchentlichen Arbeitszeiten und trägt Urlaub oder einzelne freie Tage ein. Aus beidem entstehen die buchbaren Zeiten automatisch — was nicht als Arbeitszeit hinterlegt ist, taucht für Fahrschüler gar nicht erst als freier Termin auf.

Fahrschulverwaltung — alles in einer Software

In einer Fahrschule mit drei Lehrkräften liegt die Verwaltung selten an einem Ort. Die Termine stehen im Buch, der Urlaub der Kollegin auf einem Zettel, welches Auto am Dienstag in der Werkstatt ist, weiß nur der Chef, und die Absage von gestern Abend liegt in einem Chat.

Das trägt, solange alle im selben Raum sitzen. Es reißt in dem Moment, in dem jemand krank wird, zwei Leute gleichzeitig etwas eintragen oder jemand nachweisen soll, was vor drei Wochen vereinbart war. Eine Fahrschulverwaltungssoftware muss deshalb vor allem eines leisten: Alle sehen denselben Stand, ohne dass jemand herumtelefoniert.

Fünf Dinge, die täglich verwaltet werden wollen

Termine

Fahrstunden mit Typ und Dauer, Theoriestunden, geblockte Zeiten. Der Inhaberkalender zeigt Tag, Woche und Monat und lässt sich nach Lehrkraft und Fahrzeug filtern — daraus liest man die Auslastung ab, ohne sie irgendwo zu pflegen.

Fahrzeuge

Autos werden angelegt, Lehrkräften zugeordnet und Terminen zugewiesen. Werkstatttermine lassen sich blocken, damit niemand ein Fahrzeug verplant, das gar nicht da ist. Ist ein Auto zu einer Zeit vergeben, lässt es sich nicht ein zweites Mal einplanen.

Lehrkräfte und Verfügbarkeiten

Jede Lehrkraft pflegt ihre wöchentlichen Arbeitszeiten selbst und trägt Urlaub oder einzelne freie Tage ein. Das ist bewusst kein Chefthema: Wer seine Zeiten selbst verantwortet, pflegt sie auch. Buchbare Termine entstehen daraus automatisch.

Wöchentliche Verfügbarkeit einer Lehrkraft von Montag bis Freitag, darunter die Planungsregeln — Arbeitszeiten und Planungsregeln einer Lehrkraft — daraus entstehen alle buchbaren Termine.

Rollen und Zugriffsrechte

Inhaber, Fahrlehrer und Fahrschüler sehen unterschiedliche Ausschnitte. Eine Lehrkraft sieht ihre eigenen Fahrstunden, nicht die der Kolleginnen und Kollegen. Fahrschüler sehen ihre Termine und die Theoriestunden. Den Gesamtkalender sieht die Fahrschulleitung. Neue Mitglieder kommen per Einladung dazu.

Theorieunterricht

Theorieeinheiten werden mit Thema geplant, die Anwesenheit per QR-Code erfasst. Weil das ein eigenes Thema mit eigenen Nachweispflichten ist, steht es ausführlich auf der Seite Theorieunterricht verwalten.

Bezahlen und Rechnungen

Fahrschüler sehen in der App ihr eigenes Konto: offene Posten, Rechnungen und den aktuellen Saldo. Den offenen Betrag begleichen sie direkt dort — ohne Umweg über dich.

Zahlungen, die woanders ankommen, erfasst die Fahrschule von Hand: bar, Karte vor Ort oder Überweisung. Teilzahlungen sind möglich, ein Betrag lässt sich also in mehreren Schritten ausgleichen. Zu den Zahlungen entstehen Rechnungen.

Schülerkonto in FahrenPlus mit offenen Posten, einer Rechnung und dem Saldo — Das Schülerkonto: offene Posten, Rechnungen und der aktuelle Saldo.

Was FahrenPlus bewusst nicht macht

FahrenPlus ist der Terminkalender deiner Fahrschule, kein Büro-Komplettpaket. Diese Grenze ziehen wir absichtlich — und lieber hier als nach zwei Wochen Testphase:

Keine Buchhaltung, kein Lohn, keine Steuer. Es gibt keinen DATEV-Export und keine Schnittstelle zum Steuerberater.
Keine Lernsoftware für Fahrschüler. Kein amtlicher Fragenkatalog, keine Prüfungssimulation. FahrenPlus plant den Unterricht, es unterrichtet nicht.
Keine Prüfungsanmeldung. Termine bei TÜV oder Dekra meldest du weiterhin dort an, es gibt keine Anbindung.
Kein Import aus deinem alten System. Bestandsdaten aus einer anderen Fahrschulsoftware lassen sich nicht automatisch übernehmen.

Eine Sache ist noch in Entwicklung: die Dokumentation der Fahrstunden — Ausbildungsfortschritt und Stundenprotokoll, mit Einsicht für Fahrschüler und Eltern. Sie ist im Preis enthalten, sobald sie fertig ist. Einen Aufpreis oder eine höhere Tarifstufe gibt es dafür nicht.

Für welche Fahrschulen FahrenPlus passt

Gut geeignet, wenn:

du zwischen einer und etwa fünfzehn Lehrkräften koordinierst und die Terminabstimmung das eigentliche Nadelöhr ist
dein Team verteilt arbeitet und nicht alle Zugriff auf denselben Bürorechner haben
du ohne IT-Projekt starten willst und die Einführung in einer Woche erledigt sein soll

Eher nicht geeignet, wenn:

du ein Komplettpaket suchst, das Buchhaltung und Lohn mit abdeckt
du zwingend deine kompletten Altdaten aus einem anderen System mitnehmen musst
in deinen Räumen keine verlässliche Internetverbindung besteht — warum das der eine echte Nachteil einer Web-App ist, steht beim Fahrschulprogramm

Wenn du unsicher bist, ob das reicht: Die 14 Tage Testphase sind genau dafür da. Leg deine echten Fahrzeuge und Lehrkräfte an — nach drei Tagen weißt du mehr als nach jeder Funktionsliste. Wie der Kalender dahinter arbeitet, steht beim Fahrstundenplaner.

Fahrschulverwaltung — alles in einer Software